Session: PublicSpaces Annual Meeting

https://conference.publicspaces.net/en/session/ps-jaarvergadering

Naam/name Notulist: ....
Datum/date: 28-06-2023 11:00

Sprekersnamen/speaker names:

• Björn Wijers - https://conference.publicspaces.net/en/people/bjoern-wijers-1
• Geert-Jan Bogaerts - https://conference.publicspaces.net/en/people/geert-jan-bogaerts-1
• Toon Toetenel - https://conference.publicspaces.net/en/people/toon-toetenel-1
• Emma Yedema - https://conference.publicspaces.net/en/people/emma
• Wouter Tebbens - https://conference.publicspaces.net/en/people/wouter-1
• Ran Hunfeld - https://conference.publicspaces.net/en/people/ran-hunfeld
• Paulien Dresscher - https://conference.publicspaces.net/en/people/paulien-dresscher-1
• Laura Krabbe - https://conference.publicspaces.net/en/people/la-1

Shownotes 

(mentioned links, books, podcasts, literature, etc.)

1. -

• -
• -

Live notes (500-750 words)

Please use full sentences and write in the spoken language of the session / Graag volledige zinnen gebruiken en de taal aanhouden van de sessie

Geert-Jan
Beste fondensenweek gehad met nieuwe private donatie van Adessium

We blijven focussen op Nederland. 

Wouter
Overeenkomsten met partners = deelnemers.
Als er wijzigingen zijn aan het Manifest: door bestuur en deelnemers goedgekeurd. 

Vergadering van Deelnemers:
    - manifest
    - bestuursleden
    - jaarplan
    - jaarvergadering
        
Professionaliseringsslag: 
    - directeur Wouter afgelopen oktober. 
    - bestuurs- en directieregelement: Bestuur heeft meer toezichthoudende rol
    - meer transparantie, zoals hier. Jaarrekening, jaarplan, regelementen staat allemaal op de website. 
    - Financieel manager. Eerder uitbesteed aan Beeld en Geluid. Sinds eind maart Ran toegevoegd aan het team. Daardoor konden we nu een jaarrekening maken.
    - Implementatie managment systeem: wat voldoet aan de publieke waarden van publicspaces. Zoals 'odoo' waarin financien en projectmanagement.
    
    
Geert-Jan
Waarom doen we dit? Niet bureaucratisch, maar accountability. Verantwoording afleggen aan fondsenverstrekkers, en partners. 

Wouter
- Emma Yedema in dienst genomen in februari 2023. Was stagiair communicatie. Emma is heel actief betrokken.
- Eerste persoon in dienst genomen deze maand, direct bij PublicSpaces: Laura Krabbe. Zij was communicatiestagiair twee jaar geleden.
- We hebben ook een ANBI status verworven, we zijn een charity organisatie nu. Dat was initieel een voornemen in het jaarplan om te onderzoeken. Nu hebben we de status voor elkaar, hetgeen een noodzaak was om de donatie van Adessium te verkrijgen. Nu staat de weg open om meer fondsen te werven van private fondsen.

Jaarrekening
- in kind bijdrage van de partners: dit waarderen we op de balans. Als het gebruikt wordt, dan wordt de waarde daarvan toegekend aan de opbrengst en tegengeboekt op de balans. Je hebt dan zicht op hoeveel er benut is en hoeveel er nog te claimen zou zijn. Dit jaar (2022) is het 37duizend. 

We hebben een reserve opgebouwd voor moeilijke tijden of om investeringen te doen voor dit groeimoment waar we in zitten.

Baten en Lasten rekening.
De partnerbijdrage waren afgelopen jaar ongeveer 80 duizend. Dat was 25% meer dan het jaar ervoor. Onze target van dit jaar is ook een groei van 25 procent, dus 100 duizend.

De drie fondsen zorgen ervoor dat we ons jaarplan kunnen realiseren. We kunnen meer actief ons gaan organiseren om communitybuidling te doen en parternerevents, meetups. De focus moet meer op de transitie komen te liggen. Wat zijn de volgende stappen? Dat is een belangrijke vraag. We willen jullie behoeftes als partners daarbij gebruiken om samen met jullie daaraan te werken. 

Wouter persoonlijk bericht
Woont in Spanje en kan door persoonlijke omstandigheden toch niet naar NL komen. Dat is niet handig als directeur. Netwerken en leiding geven op locatie is nodig. 

Om als 1 persoon leiding te geven is best zwaar. Een leuke uitdaging is het ook, dus ik wil graag bij publicspaces betrokken blijven. Nieuwe algemene directeur zal nodig zijn. We moeten kijken of ik een inhoudelijke rol zal blijven aanhouden. Daar ben ik graag toe bereid want ik vind dit een fantastische club met een missie waar ik achter sta en een superteam.
    
Geert-Jan
Dat is een spijtig bericht, maar wel nodig. Professionaliteit en betrokkenheid zijn bij Wouter zeer aanwezig. Maar het besluit is toch genomen om een nieuwe algemeen directeur te zoeken. We gaan ook kijken hoe we Wouters competenties wel kunnen inzetten. 

Kort na de zomer zal een nieuwe vacature online komen hiervoor. Tot 1 oktober blijft Wouter algemeen directeur. 

Vraag zaal
1. In kind bijdrage: zit er een relatie tussen wat je als deelnemer aangeeft in de partnerovereenkomst en wordt dat gewaardeerd. --> Ja

2. Lange termijn propositie voor ogen zodat je niet meer afhankelijk bent van fondsen? 
Wij positioneren ons op het snijvlak publiek privaat civil society. We zijn op zoek naar een mix van fondsen uit die drie hoeken. We willen niet 1 enkele inkomstenstroom om onze onafheakelijkheid en stabiliteit te waarborgen.

3. Ik vind het terecht dat we focussen op Nederland. Zouden jullie meer kunnen zeggen over wat het plan voor internationaal wel is? En of er resources voor zijn? Het was moeilijk om maandag tot een concrete volgende stap te komen. In europa liggen wel veel kansen. 

W: die sessie is georganiseerd op maandag - een preconference workshop over een public digital infrastructure fund - met het idee dat het interessant is om 30 clubs om de tafel te krijgen. We hebben veel goede contacten binnen Europa. We moeten daar wel wat mee doen, dat wil Addesium ook.

GJ: We willen niet streven naar PublicSpaces al internationale organisatie. We willen wel in een internationaal netwerk zitten. Het is misschien een beetje vaag, dat realiseer ik me.

4. Wie draagt dan dat netwerk?
GJ: Wouter zit stevig in het internationale netwerk, wat eventueel handig is voor zijn nieuwe mogelijke rol. Paul Keller heeft ook zo'n positie. 

5. Hoe zit het met de uitbreiding naar andere partners? Ik hoorde Universiteit Groningen erbij. Zijn er andere universiteiten? Er zijn ook andere organisaties die niet helemaal publiek zijn. Is het de bedoeling dat die ook lid mogen worden? Volgens mij is het heel belangrijk dat we daar duidelijk over moeten zijn. Ik krijg daar veel vragen over.
GJ: Op dit moment hebben we niet een heel actief uitbreidingsbeleid van partners. We zijn iets afwachtender geworden. Gemeente Amsterdam is lid en de universiteit Groningen. We staan open voor alle publieke organisateis die zich melden, maar we hebben niet genoeg middelen om benaderingscampagnes op te zetten. Ook partijen in sectors als de zorg vinden we belangrijk. 
Deels private partijen: we staan in principe open voor partijen die onze waarden ondersteunen. Als ze ietwat commercieel zijn, dan vind ik dat iets minder relevant dan het feit dat ze die waarden onderstuenen. 
De bazaar is ook geselecteerd op basis van die waarden. 

W: we willen ook een sponsorbeleid ontwikkelen. Welke ehtische bedrijven accepteren we en op wat voor voorwaarden? 

6. Inkomstenkant vanuit partners. Gaat de bijdrage per partners? Of transparrant te worden over de bedragen die iedere partner doneert om te stimuleren?

W: we hebben het daarover gehad, we moeten nog in gesprek over deze transparantie. Die partnerbijdrage is naar draagkracht. De vraag is hoe transparant we de bijdragen van  partners willen opnemen in bijvoorbeeld de Jaarrekening.
GJ: vind jij dat dat online moet?
vraagsteller: ja vanuit het idee van transparantie wel, en het stimuleert

KB: ik denk ook dat het goed is om daar open over te zijn. Maar je moet ook niet met een meetlat aan de slag gaan. Ik vind kwaliteit nog ander zijn. 

DEN: als het gaat om transparantie dan zul je als partner moetne zeggen dat je bij dit objective hoort. 

GJ: goeie suggesties!

Ran: Sinds we een ANBI status hebben mag de partnerbijdrage niet een verdienmodel zijn. Een partnerbijdrage is alleen wat haalbaar is om het gemeenschappelijke doel te bereiekn. Het kan geen vaste contributie zijn. 

Het bestuur keurt de jaarrekening goed. 


Bjorn over de spoelkeuken: 
- bezig met nieuwe vragenlijst met gebruik van jullie feedback en experts
- op 1 aug nieuwe vragenlijst in de vorm van een spreadsheet wat uiteindelijk een online invulmogelijkheid zal moeten zijn. Met die nieuwe vragenlijst is meer concreet, die score is duidelijker en hoe de kernwaarden tot elkaar verhouden wordt duidelijk (ze zijn gelijkwaardig). Voor vragen: kom langs!