Wat zijn de beste manieren om online of deels online en offline oftewel hybride evenementen te organiseren? Monique van Dusseldorp deed voor PublicSpaces onderzoek naar de essentie van evenementen en hoe je dat online kunt vertalen. Samen met Monique bekijken we verschillende voorbeelden en verkennen we met een aantal organisaties uit het culturele en publieke veld wie hier verder ook mee bezig is.

Moderator

Leonieke Verhoog

Tafelgasten

Recap

De meest creatieve en culturele sessie van de PublicSpaces conferentie is deze rondetafelsessie en belangrijk om aan te geven dat het niet alleen om de aanbodkant gaat bij PublicSpaces, maar ook om de vraag: wat hebben publieke culturele, media en erfgoed organisaties nu eigenlijk nodig om hun publiek te bereiken en hoe doen ze dat in deze digitale tijden?

Alle deelnemers zijn er op een bepaalde manier mee bezig:
Monique van Dusseldorp, samensteller van events en congressen op het gebied van media en technologie is, o.a. in opdracht van PublicSpaces, een onderzoek gestart naar hybride events en dat heeft geresulteerd in een veelgelezen nieuwsbrief Future of Events.

Lilian Stolk runt The Hmm, een platform voor internetcultuur en zij experimenteren veel met online evenementen organiseren.

Marijn Bril werkt als onderzoeker en curator o.a. voor het Institute of Networkcultures, waar zij onderzoek heeft gedaan naar hybride evenementen door in gesprek te gaan met verschillende organisatoren, curatoren en developers en te kijken wat er goed ging en wat er nog te leren valt.

Maaike Verberk is directeur van DEN, het kennisinstituut voor digitale transformatie in de culturele sector en zij zien dat cultuurhuizen ook op zoek zijn naar hoe zij hun online en offline aanbod met elkaar in balans kunnen gaan brengen als zij straks weer open mogen en welk hybride model daar het beste bij past en DEN ondersteunt de sector daarin.

Wilja Jurg is directeur bestuurder van Tetem, ontwikkelinstelling in e-cultuur. Tetem is al langer bezig met het onderwerp hybriditeit, omdat het geografisch meestal op enige afstand ligt van het publiek dat zij willen bereiken. Tetem is gevestigd in Enschede en heeft een regiofunctie in heel Twente en verkent hoe je digitaal met meerdere mensen samen kunt ontwerpen en hoe je dan tot een community komt.

Johan Oomen werkt als Hoofd Onderzoek bij het Instituut voor Beeld en Geluid en zij hebben afgelopen jaar flink geëxperimenteerd met het online aanbieden van festivals en programmering. Daarnaast onderzoeken ze ook hoe je al die nieuwe content kunt archiveren. Elke podium en debatcentrum wordt nu ook omroep, en aangezien zij er zijn voor de omroepen, denken zij ook mee hoe al die mooie nieuwe formats kunnen worden opgeslaan.

Klasien van de Zandschulp runt samen met Natalie Dixon Affect Lab, waar ze onder andere onderzoek naar hybride formats en experimenteren ze er ook mee. Één project daarvan is DistanceDisco, een online tool waar je op zoek moet gaan naar je danspartner en ze hebben nu ook plannen om er ook een fysieke dansvloer ervaring aan toe te voegen en er echt een hybride vorm van te maken en een intieme relatie te creëren tussen een fysiek publiek en een online publiek.

Take aways:

Hybride events: over het algemeen bedoelt men met een hybride event iets dat op een bepaalde locatie is gebeurd en online. Artiesten, muzikanten, sprekers op een podium en deelnemers via schermen ook op het podium; hoe breng je de online en offline werelden bij elkaar?

Hoe moeten die werelden die bij elkaar komen eruit zien? Die online werelden zijn nog niet uitontwikkeld. Het platform dwingt ook een bepaald gedrag af. Wat sowieso goed werkt is waar mensen al zijn. Dus zit je publiek op Twitch, organiseer dan iets op Twitch. En natuurlijk willen we, met PublicSpaces in gedachten ook, dat dat publieke ruimtes zijn. Alleen de ruimte die de meeste mensen snappen, bijvoorbeeld Zoom of Facebook, zijn vaak nog geen publieke, maar commerciële ruimtes. Dus hoe die ruimtes zich verder gaan ontwikkelen hangt heel erg af of het publiek zelf die publieke ruimtes ook gaat snappen en gaat vinden en niet alleen bij de commerciële ruimtes blijft. In één jaar heeft de hele wereld een noodgedwongen cursus gekregen in hoe men online bij elkaar moet komen en dat is eigenlijk wel fascinerend.

ITA live: 6 uur theater, live theaterstuk met tickertape met nieuws en tweets, live en nieuwsjournaal, veel lagen waar je naar zat te kijken, waar ook 1000 mensen uit heel de wereld naar zitten te kijken. En daar zouden events nog iets van kunnen leren: we hebben eigenlijk veel meer lagen nodig waar je kunt reflecteren en waar je kunt verdiepen en elkaar ontmoeten.

Hele kleine dingen werken soms ook heel goed: je bent als kijker op bezoek bij een Japanse handwerkman en met 30 mensen kijk je daarnaar en stel je vragen, dat kan nu opeens.

Meer mooie voorbeelden en het onderzoek van Monique van Dusseldorp staat op https://futureofevents.substack.com/

Tetem is ook door corona meteen de opdrachten aan kunstenaars gaan aanpassen en gaan nadenken over het fysieke bezoek, het bezoek dat mensen via een robot aan de expositie kunnen doen en het online bezoek, zoals bijvoorbeeld Playbour (Playing + Labour) waar interactieve online ruimtes zijn waar ook weer fysieke events in plaatsvinden, waar je bingo in kan spelen, mensen kunt ontmoeten en gesprekken in kunt voeren. Ook onderwijs gaan ze daarin geven. En Tetem heeft een regiofunctie voor 14 Twentse gemeenten, livestream & chatverbinding met het lab van Tetem. Er vormt zich daar een community die niet zo gekoppeld is aan de gemeente, het begint die gemeentegrenzen een beetje te overstijgen. Er kunnen nu kleinschalige events tócht geprogrammeerd worden omdat er nu meer mensen aan deelnemen. Community krijgt nu ook zelf relaties en activiteiten, zonder dat Tetem daar nog elke keer de aanjager van hoeft te zijn.

Opvallend is dus dat er nu eigenlijk veel meer mensen naar events komen dan toen ze alleen fysiek georganiseerd werden. Het interessegebied is groter, maar niet iedereen kon altijd fysiek naar een bepaalde locatie komen. Bijvoorbeeld het Playground festival had ook een event in een Twitch-kanaal en die zeiden, heel slim, dat het niet opgenomen zou worden en je het alleen live kon meebeleven en daar kwamen uiteindelijk 30.000 mensen op af. Ook het Nederlands dansthetater heeft die ervaring dat ze een veel groter publiek weten te bereiken. Het online publiek dat normaalgesproken het secondaire publiek is, is nu het primaire publiek en dat verandert de toon en de ervaring. Tetem geeft ook aan dat zij nu kinderen weten te bereiken die voorheen eigenlijk nooit naar het kunstencentrum kwamen. Ze hopen dan ook dat ze hen blijven bereiken, ook als er wel weer fysiek bijeengekomen kan worden en ze blijven dan ook digitale programmering maken om deze doelgroep toch te kunnen blijven bereiken.

Welke formats zullen er blijven als we allemaal gevaccineerd zijn? Online bij elkaar komen kan ook een hangplek zijn, het hoeft niet alleen een event te zijn, maar het kan het hele jaar door. Dat kon altijd al, maar het besef is nu duidelijker dat dat kan. Ook al is er een gigantische honger bij iedereen om toch ook weer fysiek bij elkaar te komen natuurlijk, mensen te zien en te ontmoeten, en die experience kant van events zal daarom ook wel veel sterker worden. En we weten nu ook dat gedistribueerde events mogelijk zijn, dat de sprekers niet altijd fysiek in de zaal hoeven te zijn en dat gaat ook een hoop heen en weer reizen over de aarde schelen (hopelijk). Digitaal zorgt dus voor een schaalvergroting, maar ook op diversiteit en inclusiviteit kan digitalisering een rol spelen.

De experience, de publieksbeleving (online & offline) daar is nog veel onderzoek naar nodig. Voor het publiek van de toekomst is digitaal en offline eigenlijk al een gemixt geheel. Zoals Monique al beschreef in haar artikel over hybride events dat ze niet mocht deelnemen aan de Fortnite concertavond van haar zoon, 'omdat hij met z'n vrienden ging' (ook al zaten ze allemaal op hun eigen slaapkamertje). Hoe ga je artistieke verhalen vertellen offline en online vertellen en hoe versterkt dat elkaar in de wetenschap dat je publiek van de toekomst je voornamelijk online zal gaan vinden?

Vraag is dan ook hoe de interactie tussen het online en offline publiek kan worden vormgegeven. Dat is een superspannend veld waar ook Klasien met het Affectlab en DistanceDisco aan het experimenteren is, om een intieme danservaring te maken tussen online of offline dansers. Er is nog veel te ontdekken en te ontwerpen. Hoe verrijk je de beleving van een verjaardag of een bruiloft bijvoorbeeld als een deel van je gasten online aanwezig is en een deel fysiek, welke vormen zijn daarvoor al mogelijk? Dat is een spannend veld.

Marijn Bril kijkt in haar onderzoek naar drie verschillende dingen: de metaforen die we gebruiken voor die online evenementen uit te leggen, de strategieën die daarbij horen en de ervaringen van het publiek zelf. We zoeken nieuwe woorden voor die nieuwe ervaringen en nieuwe verhaallijnen. 'We reizen nu hierheen' hoor je wel eens in een online gesprek. En het helpt om meer imaginative te kunnen zijn, te verbeelding groter te maken over die nieuwe interacties. Naast de woorden is het ook het ontwerp van een platform essentieel hoe de ervaring voelt. Zoals Hopin, waar we nu in spreken, daar gaat de sessie 5 minuten van tevoren open, dus zij zien het als een tijdlijn. Maar voor bezoekers is het ook een plek om te zijn, om even aan te komen. Dat zou je heel anders kunnen ontwerpen, de ruimtelijkheid. De metaforen helpen bij hoe je de beleving wilt ontwerpen, de ruimtes, de tijdslijn en ook in het voortraject en het natraject waarin je je publiek opwarmt voor je event, daar is ook nog veel te ontdekken.

Bij The Hmm denken ze ook na over die ontvangst en die customer journey die de bezoeker aflegt. Zij bekijken verschillende platforms en welke sfeer het oplevert voor het event. In hun eerste event in quarantaine daarover ging in YouTube, Zoom, Jitsi en zij ontdekten dat als je in moet loggen dat de chat veel minder actief is. Daarom hebben zij zelf een livestream platform gemaakt waarin het zo toegankelijk en laagdrempelig mogelijk is, waar mensen warm onthaald worden. In het platform hebben ze ook in het ontwerp de waarden meegenomen die zij belangrijk vinden: een eigen server, een eigen streamingdienst, Max streaming, waar ze ook voor betalen. Je zou natuurlijk ook een gratis streamingdienst als YouTube kunnen gebruiken, maar dan betaal je daar toch op een andere manier voor met je data. Ze hebben het ontwikkeld met Hackers & Designers en het livestream platform is beschikbaar voor mensen om het te gebruiken via Github, de code is openbaar.

Interessante dynamiek die van fysieke events te verkennen is naar hoe je dat online ontwerpt: toevallige ontmoetingen en ook ongemakkelijke momenten zijn kenmerkend voor bijeenkomsten en hoe vertaalt zich dat naar een online event? Bijvoorbeeld je stapt per ongeluk de verkeerde zaal in of je microfoon staat nog even niet aan online, dat zijn wel de dingen die je het meest onthoudt en waar samenkomsten bij ontstaan. Of bijvoorbeeld met wie je gaat praten, meestal start je met iemand die je al kent en dan zit daar iemand naast waar je dan kennis mee maakt. Dat wordt online ook wel doorvertaald door bijvoorbeeld de Networking knop hier in Hopin, een karaoke knop in OhYay, een Whisperknop waarin je geroezemoes hoort en je mensen ontmoet.

Een event is geen televisie, geen uitzending en mensen kijken braaf, het werkt eigenlijk veel beter als je echt iets gaat maken met elkaar, iets gaat doen. Iskander Smit merkt dat op via de chat: 'Bij ThingsCon een paar keer makers-sessies gedaan waar de eigen ruimte van de deelnemers waar je iets aan het maken bent samen komt in de online ruimte. Werkt goed, want deelnemers erg betrokken.'

Ilse Keune stelt een vraag via chat: Welke platformen voldoen aan de uitgangspunten van PublicSpaces? Hopin is niet per sé een goed platform wat betreft de waarden van PublicSpaces, maar wel een platform waarvan we vanuit de ervaring van Pakhuis de Zwijger weten dat het werkt om met zo'n 250 man tegelijk samen te komen en hun meercamera regie systeem op aan te sluiten. Johan Oomen van Instituut voor Beeld en Geluid, tevens PublicSpaces partner en bestuurslid, vult aan dat we als coalitie wel al bezig zijn hoe we dit voor onze partners met open source alternatieven kunnen opvangen. Je moet namelijk wel zijn waar je publiek is en door met meerdere publieke organisaties die open source alternatieven te gaan gebruiken, hopen we ook die kritische massa kunnen te gaan bereiken, waardoor ook weer meer mensen er mee in aanraking komen. Vanuit Beeld en Geluid is het dan weer interessant of het materiaal dat zo'n event oplevert ook onder een Creative Commons licentie kan worden bewaard en hergebruikt. Dat gaan we de komende maanden verder onderzoeken. Overigens is het ook een goed idee om met die verschillende platforms zelf ook in gesprek te gaan, die willen soms best wel aanpassingen doen.

Vanuit PublicSpaces willen we ook de platforms in kaart brengen en waarderen en ook andere organisaties en netwerken daarbij meenemen die dit ook al doen. Kijk bijvoorbeeld naar https://pirate-x.com/eventtech-directory/ of https://ethical.net/resources/ of https://publicmediastack.com/ en woordvoerders van deze netwerken zijn ook aan het woord gekomen in track 2 van de conferentie, kijk dat hier terug in Mapping the ecosystem.

Maaike Verberk van DEN geeft ook aan dat er ook samen gedroomd moet worden hoe er digitaal en hybride samenkomen eruit kan zien, dan is het ook goed om na te denken over een gezamenlijk platform, nieuwe businessmodellen te ontwikkelen en ook te zorgen dat er veel publiek naar één platform komt, in samenwerking met elkaar, met mediapartners, overheid en de sector zelf, waar de groterer instellingen ook de kleinere helpen. Tetem doet dat ook, die kleinere organisaties helpen, met hun streamingstudio en kunstenaars opgeleid tot stream-begeleider, samen content maken bijvoorbeeld met biblotheekverenigingen. Ze maken de partnerschappen zo groot dat ze de gewenste volume en de standaarden ook kunnen realiseren en samen experimenteren en innoveren.

Praktische vragen uit het publiek:

Ronald Huizer: Vraag: Wat vraagt dit soort online events van medewerkers die het moeten (mogen!) organiseren/faciliteren?

Maaike Verberk: Ronald Huizer relevante vraag: het vraagt andere vaardigheden dan er nu vaak aanwezig zijn. Denk aan repetitieruimtes die omgebouwd worden tot filmstudios en en theaterregisseurs die nu heel nauw samenwerken met reisseurs voor tv.

Jarl Schulp: Best panel: wij, FIBER, hebben een hybride event georganiseerd vorig jaar sept met onsite publiek & offsite publiek en on/offsite sprekers. Wat ons opviel was dat wij onze marketing & communicatie volledig anders moesten insteken door verschillende contexten. Hoe hebben jullie dat ervaren?

Online events organiseren kosten veel meer tijd: moderator voor het event, en een extra persoon voor de chat. Het vergt ook meer tijd in de voorbereiding. Normaal gebruik je de standaard ontvangst mogelijkheden van een fysieke locatie: bar, garderobe, welkom door iemand, sprekers briefen en extra technische tests van tevoren en online moet je dat allemaal zelf ontwerpen en voorbereiden.

Heleen Rouw vult aan: Hoe breng je jullie kennis naar de andere culturele instellingen is een belangrijk punt. En vooral hoe zorg je dat interne cultuur van die organisaties transformeert, teamleden gecoached worden om programmeren voor online eigen te maken?

Pepijn Lemmens: Hoe zit het met kosten/baten? (Hoeveel) willen bezoekers betalen voor een online event vs een fysiek event? En hoe verhoudt zich dat tot de kosten?

Jarl Schulp: Pepijn Lemmens Dit is een grote vraag denk ik inderdaad. De investering zijn hoog voor een hybride event, maar dit vertaald zich niet direct naar online. Veel wordt online open/gratis aangeboden (muziek, content, conference)

Monique van Dusseldorp: inmiddels worden er ook heel veel kaartjes verkocht voor online events!

Klasien van de Zandschulp: Zeker!

Pepijn Lemmens: Ik heb de indruk dat de betalingsbereidheid voor online lager is dan voor fysiek, terwijl de kosten niet naar verhouding lager zijn. Hoe is jullie ervaring daarmee?

Johan Oomen: Je kunt iig eindeloos veel kaartjes verkopen voor online events. Jarl Schulp: Monique van Dusseldorp Zeker, dit weet ik, ik druk mezelf verkeerd uit. Ik bedoel meer dat er zoveel aanbod is, voor gratis of bijna niets. Dat de ticketkosten nog veel laag zijn voor events in vergelijking met de investering die gedaan moeten worden. Online cultuur is de laatste jaren toch 'gratis' geworden. Het is nog een uitdaging om de investeringen/kosten te matchen

Monique van Dusseldorp: Di-rect trad gisteren voor de zesde keer op online, en verkocht alleen al gisteren meer dan 13.000 kaarten. Micha Wertheim verkocht voor zijn voorstelling per zaalkaarten, 2900 voor zijn optreden in de Kleine Komedie. DNT en ITA doen ook duizenden kaarten per voorstelling.

Jarl Schulp: Monique van Dusseldorp Ja dat is mooi om te zien inderdaad

Iskander Smit: Monique van Dusseldorp het wordt zo populair en lucratief dat we niet meer terug hoeven naar offline events. Net als ghost restaurants straks ook ghost theaters :-)

----

Wil je meer weten over de verkenningen die de sprekers van dit panel doen?

Monique van Dusseldorp: mijn nieuwsbrief https://futureofevents.substack.com/ & interesse in experiment juist op kleiner niveau, platforms, vormen waarin we elkaar treffen, van samen platen luisteren via twitter, via clubhouse of samen koken online, daar wil ik van leren.

Maaike Verberk: DEN nieuwsbrief https://www.den.nl/actueel/nieuwsbrieven & instellingen helpen met balans te zoeken tussen online en offline

Lilian Stolk: op 31 maart organiseren we, samen met Public Spaces, een virtuele tour langs alternatieve platforms (bijv een presentatie in NextCloud or Ethercalc) https://thehmm.nl/event/the-hmm-on-alternative-platforms/ & interesse in hoe hybride vormen nou echt verder doorontwikkeld worden

Wilja Jurg: https://tetem.nl/event/i-want-to-delete-it-all-but-not-now/ is de hybride Escaperoom die dit weekeinde wordt geopend. Werk van Roos Groothuizen & interesse in delen van kennis met andere organisatie en experimenteren met makers en ziet taakstelling richting publiek om juist ook het online model te behouden voor die mensen die niet zo goed te bereiken waren voorheen.

Klasien van de Zandschulp: www.distancedisco.nl & interesse om door te praten over onmoetingen tussen online en offline publiek

Cathy Brickwood: Bij Het Nieuwe Instituut zijn we ook bezig met een eigen platform, binnenkort meer!

Marijn Bril: volg het werk van Marijn hier https://networkcultures.org/goingonline/author/marijnbril/ & interesse in te verkennen hoe je als organisati nou je weg vindt in die nieuwe hybride manier van werken.

Johan Oomen: vindt het ook een bijzondere tijd om te experimenteren, voelt als begintijd op internet en wil graag kennis en ervaring hierover delen.